3 büyük köprü projesindeki mühendisler "Bu her şeyi değiştirdi" diyor.

Mühendislik işinin en zor kısmının teknik tarafı olduğunu düşünürdüm. Değildi. Asıl acı her gün açılan küçük boşluklardan geliyordu. Bir çizim bir klasörde duruyordu, en son not bir sohbet başlığında saklanıyordu ve ekipten bir kişi bilmeden eski bir sürümü kullanmıştı. Aynı soruyu yanıtlamak, aynı dosyayı kontrol etmek ve küçük kalması gereken sorunları düzeltmek için çok fazla zaman harcadım. Bu nedenle basit bir paylaşılan iş akışı çalışma şeklimi değiştirdi. Süslü bir slogan değil. Büyük bir vaat değil. Herkesi aynı sayfada tutan tek bir net sistem. Bulduğum şey basit: Sürecin takip edilmesi kolay olduğunda mühendisler daha iyi çalışırlar. Güncellemelere yan iş gibi davranmayı bıraktım. Onları işin bir parçası haline getirdim. Şimdi kullandığım yöntem şu. 1. Ana dosya için tek bir kaynak tutun En son çizimi, notu veya özellikleri yalnızca tek bir yerde saklarım. Göndermem gerekirse aynı bağlantıyı paylaşıyorum. Eğer revize edersem aynı dosyayı güncellerim. Bu, kafa karışıklığını hızlı bir şekilde azalttı. Küçük bir saha onarım projesinde, elektrik ve inşaat ekiplerimiz yerleşim planının farklı kopyalarına sahipti. Bir kişi rota değişikliğini işaretledi, başka bir kişi bunu hiç görmedi ve yanlış açılış planlandı. Kimse dikkatsiz değildi. Dosyalar bölünmüştü. Bundan sonra ekibi net bir dosya adı kuralına sahip bir paylaşılan klasöre taşıdım. Hata tekrarlanmadı. 2. Her değişiklikten sonra kısa notlar yazın, gün sonuna kadar beklemiyorum. Değişiklik yapıldıktan hemen sonra kısa bir not ekliyorum. Neyin değiştiğini, neden değiştiğini ve kimin görmesi gerektiğini yazıyorum. Çoğu durumda üç kısa satır yeterlidir. Bu, iş hızlı ilerlediğinde yardımcı olur. Ayrıca yeni ekip üyelerinin uzun bir özet istemeden arayı kapatmasına yardımcı olur. 3. Basit bir görev panosu kullanın Üç durumlu bir panoyu seviyorum: Yapmak Yapmak Bitti Bu, ele aldığım çoğu proje için yeterli. Bir görev çok uzun süre ortada kaldığında onu hemen görebiliyorum. Bir görev tamamlandığında tüm ekip o görevin kapandığını bilir. Durumu kontrol etmek için uzun bir toplantıya ihtiyacım yok. Tahtaya bakıp devam edebilirim. 4. Aktarım noktalarını dikkatle kontrol edin Çoğu sorun ana görevde başlamaz. Bir kişi işi diğerine devrettiğinde başlarlar. Her seferinde bu aktarma noktalarını kontrol ediyorum. Soruyorum: Dosya güncel mi? Notun okunması kolay mı? Bir sonraki kişi neyin değiştiğini biliyor mu? Bu küçük alışkanlık beni birçok kaçınılabilir hatadan kurtardı. 5. Kulağa hoş gelen ama çok az şey söyleyen notlar yazdığım dili sade tutun. Şimdi onları sade tutuyorum. Önemli olanı söylüyorum. Kulağa akıllıca gelen ama insanları yavaşlatan uzun kuyruklardan kaçınıyorum. "Orijinal rota panel erişimini engellediği için kablo yolu sol duvara taşındı" gibi net bir not, belirsiz sözcükler içeren gösterişli bir paragraftan daha fazla yardımcı olur. Bu yöntemi seviyorum çünkü takımın zamanına saygı duyuyor. Benimkine de saygı duyuyor. İş akışı temiz olduğunda beceri ve muhakeme gerektiren işe odaklanabiliyorum. Sorunları çözmeye daha fazla, ayrıntılara daha az zaman ayırabiliyorum. Bu yüzden neden bu kadar çok mühendisin bu tür bir değişimden bahsettiğini anlıyorum. Gösterişli değil. Pratiktir. Özellikle baskının yüksek olduğu ve ayrıntıların önemli olduğu durumlarda, gerçek ekiplerin çalışma şekline uygundur. Faydasını tek bir satırda anlatmak zorunda kalsaydım şunu derdim: Açık bir süreç, iyi mühendisliğin gerçekleştirilmesini kolaylaştırır. Ben hala teknik tarafı önemsiyorum. Her zaman yapacağım. Artık dağınık koordinasyonun işin gerçekten önemli olan kısmını yavaşlatmasına izin vermiyorum.

Köprü projelerinde aynı sıkıntılı noktayı tekrar tekrar görecek kadar uzun süre çalıştım: İş uzaktan basit görünüyor, ancak her küçük detay tüm işi yavaşlatabilir. Küçük bir çizim boşluğu, zayıf bir saha aktarımı, geç malzeme güncellemesi veya kaçırılan bir güvenlik kontrolü, ekibi hızlı bir şekilde strese sokabilir. Bu üç köprü projesinin benim köprü çalışmalarına bakış açımı değiştirmesinin nedeni budur. Güçlü saha becerisinin yeterli olduğuna inanırdım. Artık daha büyük meseleyi daha net görüyorum. Bir köprü projesinin net planlamaya, istikrarlı iletişime ve temiz uygulamaya ihtiyacı vardır. Bir parça zayıf olunca bütün iş ağır geliyor. Süreç netleştiğinde site daha hafif hisseder ve ekip daha güvenle çalışır. Bir nehir köprüsü işinde kafa karışıklığının ne kadar hızlı yayılabileceğini gördüm. Çelik teslimatı geldi ancak kurulum ekibi en son yerleşim notlarını almamıştı. Çalışmayı durdurduk, çizim setini tekrar kontrol ettik ve onay için mühendisi aradık. Bu duraklama enerjimize mal oldu ama bizi daha büyük bir hatadan da kurtardı. O zamandan beri bir kuralı aklımda tutuyorum: Ekip bir sonraki adıma geçmeden önce her site güncellemesinin ihtiyacı olan kişilere ulaşması gerekiyor. İkinci bir köprü projesi bana erişimi öğretti. Saha kağıt üzerinde hazır görünüyordu ancak ekipman için zemin yolu dar ve düzensizdi. Kamyonlar girebiliyordu ama dönüş alanı dardı. Takımın her hareketi elle yönlendirmesi gerekiyordu ve tempo düştü. Güzergahın bir kısmını belirledik, yolu açık işaretlerle işaretledik ve daha iyi bir boşaltma planı belirledik. Köprü değiştiği için değil, saha düzeni işe uygun olduğu için iş kolaylaştı. Üçüncü proje bana en açık dersi verdi. Köprünün açıklığı kısaydı, yapısı alışılmışın dışında değildi ve ekip deneyimliydi. Yine de, her grup ilerlemeyi kaydetmek için farklı bir yol kullandığından, denetim sırasında küçük sorunlar ortaya çıkmaya devam etti. Bir takım notları elle yazdı. Başka bir ekip ise yalnızca fotoğrafları kullandı. Sonuç, karmaşık bir devirdi. Paylaşılan bir kontrol listesi, bir fotoğraf formatı ve bir günlük rapor sayfası istedim. Bundan sonra inceleme süreci daha sorunsuz hale geldi ve ekip, eksik ayrıntıları aramak için daha az çaba harcadı. Artık köprü projelerine çok pratik bir şekilde bakıyorum. İş sırasını kontrol ediyorum. Her güncellemeye kimin ihtiyacı olduğunu kontrol ediyorum. Saha kurulumunun mürettebata yardımcı olup olmadığını veya engelleyip engellemediğini kontrol ediyorum. Rapor formatının okunmasının kolay olup olmadığını kontrol ediyorum. Bu kulağa basit gelebilir ama basit alışkanlıklar çoğu zaman çoğu sorunu kurtarır. Eğer yeni bir proje ekibine danışmanlık yapıyor olsaydım şunu derdim: Çizim setini sahada güncel tutun. Mesaj akışından bir kişiyi sorumlu tutun. Rotayı, depolama alanını ve kaldırma alanını kolay okunabilir tutun. Denetim kayıtlarını tek tip tutun. Bir sonraki görev başlamadan önce mürettebatı bilgilendirin. Takımların önlenebilir kafa karışıklığı nedeniyle çok fazla enerji kaybettiğini gördüm. Süreç netleştikten sonra ekiplerin aynı bütçe, aynı ekipman ve aynı kişilerle istikrarlı bir ilerleme kaydettiğini de gördüm. Bu üç köprü projesinden öğrendiğim büyük değişim bu. Köprünün kendisi işin sadece bir kısmı. Sahada planlama, konuşma, kaydetme ve hareket etme şeklimiz sonucu daha da fazla şekillendirir. Bu şekilde çalıştığımda gürültüyü düzeltmek için daha az, işi doğru yapmak için daha fazla çaba harcıyorum.

Kıdemli mühendislerden sürekli aynı şeyi duyuyorum: İşin zor kısmı daha fazla kod yazmak değil. Gürültüyü kesiyor. Geç hata düzeltmeleri, uzun inceleme konuları ve küçük sorunları uzun gecikmelere dönüştüren aktarımlar üzerinde çalıştım. Ayrıca küçük bir aracın, daha iyi bir iş akışının veya keskin bir alışkanlığın bir ekibin hızını nasıl değiştirebileceğini de gördüm. Bu yüzden derin mühendislik deneyimine sahip insanlar bu kadar çok konuşuyor. İsrafın acısını her gün hissediyorlar. Onların umursadığı şey basittir. Aynı adımları tekrarlamak için daha az zaman harcayabilir miyim? Ekibim riski daha erken tespit edebilir mi? Çalışmayı daha az ileri geri mesajla gönderebilir miyiz? Tüm süreci sürüklemeden kaliteyi yüksek tutabilir miyiz? Konuşmanın arkasındaki gerçek hikaye budur. Aletlere dikkat etmiyorum çünkü kulağa yeni geliyorlar. Zaten çok iyi bildiğim bir görevi çözdüklerinde dikkat ederim. Birkaç hafta önce küçük bir ürün ekibinin ödeme sayfasında çalışmasını izledim. Kod ilk bakışta iyi görünüyordu. İlk test geçti. Daha sonra destek biletleri aynı sorunu tekrar tekrar göstermeye başladı. Bir düğme aktif görünüyordu ancak kullanıcılar hâlâ son adımda takılıp kalıyordu. Takımın daha fazla heyecana ihtiyacı yoktu. Serbest bırakılmadan önce boşluğu yakalamak için daha iyi bir yola ihtiyaçları vardı. Mühendislerin konuşmasını sağlayan türden bir an budur. Bir araca baktığımda birkaç basit soru sorarım. Tekrarlanan çalışmalarda zaman kazandırır mı? Ekibimin halihazırdaki çalışma şekline uyuyor mu? İnsanı döngünün içinde tutuyor mu? Bana güvenebileceğim bir çıktı sağlıyor mu? Cevabınız evet ise dikkat ediyorum. Ayrıca sürecimi sıfırdan yeniden inşa etmemi istemeden sürtünmeyi azaltan araçları da seviyorum. Başlamak için tam bir haftaya ihtiyacım varsa ilgimi hızla kaybediyorum. Doğal hissettiren bir şey istiyorum. Ekibimin bunu bir görev üzerinde denemesini, sonucu görmesini ve yardımcı olup olmadığına karar vermesini istiyorum. Genelde bu şekilde test ediyorum. - Sık sık tekrarlanan bir görevle başlarım - Eski akışı yenisiyle karşılaştırırım - Hataların hala nerede göründüğünü kontrol ederim - Takım arkadaşlarımdan basit geri bildirimler isterim - Yardımcı olan kısımları saklarım ve gerisini bırakırım Bu, süreci dürüst tutar. Bu yaklaşımın bir destek panosu projesinde işe yaradığını gördüm. Ekip, sayfalar arasında aynı alanları kontrol etmek için çok fazla zaman harcadı. Akışı değiştirip küçük bir inceleme kuralları katmanı ekledikten sonra ekip, önlenebilir hataları düzeltmek için daha az zaman harcadı. Kod sihir değildi. Kazanç israfın ortadan kaldırılmasıyla geldi. Bu yüzden üst düzey mühendisler konuşuyor. Gürültünün peşinde değiller. Becerilerini daha iyi kullanmayı, daha iyi gözden geçirme alışkanlıklarını ve daha iyi odaklanmayı arıyorlar. Temiz bir iş akışının onlara daha fazla düşünme alanı sağladığını biliyorlar. Onlara sadece tekrarlanan kısmı değil, zor kısmı çözmeleri için alan sağlar. Benim görüşüm basit. Bir araç yargının yerini almaya çalışmamalıdır. Yargıyı korumalıdır. Mühendislerin tasarım, kalite ve ürün seçimlerine daha fazla enerji harcayabilmesi için küçük, tekrarlanan işlerle ilgilenmelidir. Gerçek değer burada yatıyor. Daha fazla mühendisin yeni bir yöntem, araç veya iş akışı hakkında konuştuğunu duyuyorsanız bunu görmezden gelmem. Hangi acıyı çözdüğünü sorardım. Bunu bir görev üzerinde test ederdim. Sonucu açık gözlerle izlerdim. Gürültüyü yardımdan bu şekilde ayırıyorum. İşte bu yüzden konuşmalar büyümeye devam ediyor. Endüstri Alanında geniş deneyime sahibiz. Profesyonel tavsiye için bizimle iletişime geçin: Wu Lingjie: salesmanager@yyfrank.com.

W. Edwards Deming 1986 Krizden Çıkış Eliyahu M. Goldratt 1984 Hedef Jeff Sutherland 2014 Scrum İki Kat İşi Yarı Zamanda Yapma Sanatı Gene Kim, Jez Humble, Patrick Debois ve John Willis 2016 DevOps El Kitabı Melvin L. Silberman 2006 Aktif Eğitim Teknik Tasarımlar El Kitabı Vaka Örnekleri ve İpuçları Proje Yönetimi Enstitüsü 2021 Proje Yönetimi Bilgi Birimi Kılavuzu PMBOK Kılavuzu